Автоматизация отелей и домов отдыха

Общее описание системы

Системы автоматизации отеля позволяет решать следующие основные вопросы, возникающие при управлении отелем или домом отдыха:

• стимулировать и систематизировать продажи услуг в отеле,
• организовать единый реестр доступных гостям услуг с возможностью получения подробной информации и быстрого заказа,
• вести учет продажи услуг,
• оценивать рентабельность услуг,
• оптимизировать расходы и снижать издержки,
• контролировать деятельность персонала,
• минимизировать издержки от недобросовестных действий со стороны персонала,
• иметь подробную отчетность и клиентскую базу,
• внесение дополнительной информации о гостях в общий реестр клиентов для последующего детального анализа и планирования развития бизнеса,
• гарантировать постояльцам отличный и оперативный сервис, что повысит лояльность клиентов,
• поддерживать бонусные и дисконтные программы лояльности клиентов,
• удобно работать по "шахматке" с учетом специфики гостиницы (сезонные цены, уровень комфорта номеров и т.п.),
• реализовать единую централизованную систему продажи услуг с записью на единый счёт гостя и последующей централизованной оплатой,
• вести запись на услуги специалистов (шахматка услуг),
• упорядочить управление ресурсами гостиницы,
• удалённо получать доступ к отчетности (по паролю),
• обеспечить прозрачность деятельности гостиничных служб,
• увеличить рентабельность гостиницы (по статистике, в среднем на 20%),
• ввести услугу онлайн-продаж и бронирования номеров через интернет,
• анализировать сезонный поток и качество услуг для увеличения прибыли и более эффективного управления услугами и отелем.

Основные преимущества использования системы

Преимущества для гостей отеля

Все процессы, связанные с доступом в коттедж или в номер и с приобретением любых товаров и услуг на территории, будут связаны с единой электронной ключ-картой.

Ключ-карта - это единый идентификатор гостя, который избавляет его от необходимости носить с собой на территории отеля другие ключи или наличные деньги. Если гостю нужно зайти в свой коттедж или номер - он прикладывает ключ-карту к считывателю, после чего система распознаёт ключ и определяет, имеет ли обладатель данного ключа право открытия
этой двери. Аналогичным образом можно организовать доступ к личному сейфу или к ящичкам в бассейне или в бане. Въезд на территорию и выезд с территории отеля также могут быть встроены в единую систему контроля доступа.

Когда гость обедает в ресторане, отдыхает в баре, берёт напрокат какое-либо снаряжение (охотничье, рыболовное, для отдыха) или технику (лодки, квадроциклы, велосипеды или любую другую технику), совершает покупки (например, сувениры) или пользуется другими услугами (косметолог, баня, бассейн, любые другие услуги) - ему не нужны для этого наличные деньги. Гость подтверждает заказ, поднося ключ-карту к считывателю, после чего автоматизированная система записывает на его счёт сумму заказа. При этом система может
сразу напечатать нефискальный чек для того, чтобы гость мог контролировать свои расходы.

Кроме того, для удобства гостей можно разместить в отеле электронные терминалы, на которых гости смогут просматривать состояние своего счёта и историю покупок, а также получать дополнительную информацию о различных услугах отеля и их доступности в текущий момент, производить бронирование (к примеру, заказывать на определённое время
косметологический кабинет или места в кинотеатре).

Оплата при этом производится централизовано, на стойке ресепшен при выезде или в любой другой удобный для гостя момент.

Ключ-карта обладает очень высокой степенью защиты от повреждений - к примеру, лёгкий и удобный для постоянного ношения браслет позволит гостям не расставаться с ним независимо от того, чем они занимаются: катаются на квадроциклах, греются в сауне, плавают в бассейне, прогуливаются, загорают или принимают процедуры. Эта особенность
открывает широкие возможности для организации дополнительных точек продаж.

Удобство, единообразие и оперативность оплаты самых различных услуг будут хорошим мотивирующим фактором для дополнительных заказов во время пребывания гостей в отеле.

Установка сотовых ретрансляторов, вместе с равномерным и качественным покрытием территории отеля защищённой сетью WiFi, позволят гостям оставаться на связи во время прогулок на свежем воздухе и во время пребывания в помещении, если они того пожелают. Кроме того, есть возможность организовать доступ к заказу услуг с устройств гостей, чтобы они могли просматривать и заказывать услуги отеля с телефона, планшета или ноутбука, не привязываясь к стационарным терминалам.

Преимущества для владельца и администрации отеля

Кроме задачи повышения продаж, система позволяет решать и другие важные задачи, к примеру:

• обеспечение безопасности,
• контроль качества оказания услуг,
• снижение издержек.

Требования к системе

Раздел в разработке

Состав системы

Пакет прикладного программного обеспечения (ПО)

• Управление объектом гостеприимства:
  • автоматизированное управление номерным фондом,
  • автоматизация бронирования номеров (в том числе через интернет с мгновенной оплатой),
  • управление размещением и выездом гостей, расчетами с ними,
  • ведение программ лояльности гостей (история гостя, дисконтные программы),
  • управление тарифами и договорной политикой,
  • планирование и регистрация оказания дополнительных услуг,
  • предоставление услуг и расчет по ним для сторонних лиц;
• Управление техническим состоянием номерного фонда:
  • ввод заявок на устранение неисправностей;
  • формирование заказ-нарядов;
  • формирование заявок по службам;
  • формирование заявок по номерному фонду;
  • формирование списка неисправностей;
  • контроль выполнения заявок на устранение неисправностей (в том числе контроль времени реагирования и ведение статистики эффективности по каждому сервисному инженеру)
• Система управления и планирования работы персонала:
  • ведение графика и контроль работы службы горничных,
  • формирование сводки по текущим работам на объекте гостеприимства (с возможностью делегирования поступающих новых задач),
  • сводка по нарядам на работу персонала смены,
  • формирование нарядов на работы,
  • добавление работ в наряд из списка текущих работ,
  • переадресация и удаление нарядов,
  • удаление и перераспределение работ в нарядах,
  • изменение вида и нормо-часов работ наряда,
  • печать и закрытие нарядов на текущие работы,
  • ведение статистики и расчёт показателей эффективности для всех сотрудников отеля.
• Система управления работой точек питания:
  • ведение меню,
  • бронирование мест в ресторане,
  • управление заказами в ресторане (приём заказов, формирование счетов, контроль времени исполнения заказов),
  • управление размещением гостей, расчетами с ними,
  • ведение программ лояльности гостей (история гостя, дисконтные программы),
  • управление тарифами;
• Система управления контролем доступа:
  • единая система электронных замков с централизованным контролем доступа,
  • сейфы для гостиничных номеров,
  • шлагбаумы,
  • турникеты,
  • протоколирование доступа к различным объектам для сотрудников и гостей, формирование отчётов о доступе к помещениям и времени пребывания - для конкретного человека или для конкретного помещения.